Saber administrar el tiempo, una herramienta importante

En la actualidad, la vorágine empresarial muchas veces no deja desarrollar actividades ni poner la necesaria atención en temas que sí la requieren. Con un manejo efectivo del tiempo, esto es posible.

Reuniones, almuerzos de negocios, estudio y capacitación, tomar decisiones, hablar con los empleados, trabajar. Cada una de estas acciones requiere de su debido tiempo, de una organización correcta y de un enfoque coherente y dedicado.

Para esto, existen algunos consejos que permitirán separar cada una de las actividades, para poder realizar todas de manera eficiente y correcta.

* Sepa diferenciar lo que es Urgente, aquello que es importante, y lo que puede ser relegable. Lo urgente es algo que no admite dilaciones, cuya concreción debe hacerse ahora mismo. Importante es todo aquello que puede o no ser también urgente, pero aunque no lo fuera, es de vital trascendencia para el funcionamiento de la empresa, sea ahora o más adelante. Muchas veces se retrasa pensar en lo importante, en aras de resolver lo urgente, y esto es un craso error. Hay que organizar las cosas de tal manera que las urgencias sean las menos posibles, y tengamos tiempo para encarar las cuestiones realmente importantes. Por su parte, lo relegable es aquella tarea o cuestión que bien puede esperar un tiempo; eso sí, no descuidarla demasiado porque puede, en algún momento, transformarse en urgente.

* Tome la costumbre de diagramarse una agenda diaria, semanal y mensual de actividades. Organice y disponga todo evento o tarea fundamental dentro de los plazos de su agenda. Para controlar cabalmente tareas, recursos y tiempos de ejecución, no dude en utilizar programas informáticos de control de proyectos.

* Estudie detalladamente en qué insume su tiempo; consigne aquellas tareas que, por distintos factores, se ha visto obligado a realizar más de una vez hasta que pudo concretarlas eficientemente. ¿Qué falló? ¿Cómo puede evitarlo? Ese tiempo duplicado o triplicado ha sido restado a otras actividades, y eso le perjudica. No ha sido efectivo. Para no volver a malgastar su tiempo y esfuerzo, ¿qué debería modificar? Hágalo inmediatamente. Además, ¿ha pensado en optimizar el tiempo que dedica a ciertas actividades que tienen mucho en común, agrupándolas para tratarlas en conjunto?
* En aquellos días clave de su calendario, donde debe ejecutar tareas que son impostergables, aléjese de toda cuestión superflua e innecesaria. Usted debe abocarse a los temas cruciales que, con plazos tan ajustados, esperan su resolución para esa fecha. No asista a reuniones o encuentros que le resten tiempo. No permita que le distraigan con ciertas cuestiones que bien pueden esperar uno o dos días. Pida que no le interrumpan, salvo por cuestiones de extrema urgencia.
* Dedique un momento de su día a planificar nuevas estrategias. No permita que la dinámica cotidiana le impida diseñar su futuro.
* Evite insumir tiempo en acciones totalmente irrelavantes para la concreción de su trabajo y sobre todo, para acercarse al objetivo que debe lograr. No se quede veinte minutos hablando de temas intrascendentes por teléfono.
* Días previos a un viaje de negocios, deje todo organizado de tal forma que su grupo de colaboradores pueda avanzar sobre los proyectos que manejan. Su ausencia no debe perjudicar ni retrasar la concreción de los objetivos previstos.
* Si debe abocarse a ciertas cuestiones que requieran su total concentración, y para ello tiene que prescindir del ajetreado ambiente de la oficina, ¿cuenta con algún despacho alejado y tranquilo donde refugiarse? Allí, su tiempo y esfuerzo, exprimidos en un ambiente que le predisponen a trabajar fuertemente concentrado y sin distracciones, rendirán sus mejores frutos.
* Trate de no encarar múltiples cuestiones a la vez. Prefiera enfocarse a una sola, resolverla lo antes posible, y pasar a la siguiente.

Fuente: RedTelework